excel使用技巧

【字体: 】 【编辑日期:2010/4/20】 【编辑/来源:管理员】 【阅读:

世界是由懒人创造的。比如人们懒得扛东西,就发明了轮子,懒得走千里路,就发明了汽车、电话、电视机,所以,任何慢的方法,大家都要改进,任何重复性很强的工作,大家都要交给电脑去做,大家天生就不是那种脚踏实地、慢工出细活的人,所以,大家只有欺负一下电脑了,毕竟人家电脑"吃"的是"电",大家吃的是"米饭",电脑做这些重复性的工作还是很在行的。

所以,请明确:
  电脑是用来提升工作效率的,不能让电脑束缚大家。
  电脑是要用两只手来操作的,如果你的一只手拿着鼠标,请用另一只手操作键盘。

工作就是学习,学习就是工作,所以请明确:
  使用电脑时,如果你不知道如何操作是,请按F1,MicroSoft的帮助文件做得很好,如果看不懂,这再看一遍,还不懂,那就还再看一遍。

锁定格式:

选定→右键→设置单元格格式→保护→锁定→工具→保护→保护工作表→可选密码

此设置尤其适合总、分企业下发表格或不愿他人修改的工作表

限制数据输入范围:

选中→数据→有效性→输入信息→设置→允许→选择(整数/小数等) →设定数据范围

此时若输入的数据超出范围,则提示”输入值非法”.

__________________

F4 的用法

1\按Crtl+F4, 关闭工作薄;

2\按Alt+F4, 关闭Excel;

3\在编辑栏按F4,可转换绝对地址与相对地址。

去掉零值显示

单击“工具/选项/视图/点掉“零值显示”。

对于做财会报表来说,这一点十分有用,许多公式会留下“0”,就会影响了报表的美观或者不合符财会报表的要求。

这里的快速输入是在不同行或不同列中的多个单元格里输入相同数据或文字.

操作:按Ctrl键,用鼠标选取多个单元格——在上方输入栏中输入数据或文字---- Ctrl+Enter

二、条件格式

有时候,大家可能要对一些数据突出显示,但这些数据可能是经常变化的,大家不可能每次都去设置一次格式,很烦人,因为大家是

懒人嘛。
比如,在上面的销售表中,要把没有小于12的所有单元格都涂成红色,可能D列是由公式生成的,别的地方变化就会影响此列的变化。
首先,大家选择D214(还记不记得在Excel操作技巧中讲的),点击菜单:"格式"->"条件格式",在对话框中选择条件,第一个下拉

框中选择"单元格数值",第二个选小于,在输入文本框中输入12,就是说单元格数值小于12,设好后,点对话框中的"格式"按钮,这样,设置任

何格式都可以,这里大家选"图案",选中"红色",按确定,表中小于12的单元格都变红了。
其实这个很难,有时可能要用到相对引用 (就是类似于$B2:B$15这样的),就会很复杂,这里就不讲了,修行还得靠个人。


三、数据有效性

此功能主要用于两方面,1、限制用户的输入,2、提高用户的输入速度

1、有时再收集数据时,可能对输入数据的范围作一个限制,比如,人的年龄不能是负数,也不能太大(比如999),还有,比如身份证的

号码位数也是固定的,等等,这样,用数据有效性这个功能就很有用了。
1)打开菜单 数据、有效性,就可以看到了。当然,你要事先选择你要限定的区域,假设A1:A10。
2)大家现在就拿年龄打个比方,在 "设置" 、"有效性条件"中选择充许条件为"整数" (年龄很少说小数的)
3)"数据"中选择 "介于"(大家也可以看看有还其它的)
4)在"最小值"中输入"1",在最大值中输入"500"(我想除了神话人物,没人能活500岁吧,张三丰都没这么猛),如果一定要用户输入,则

把"忽略空值"前的小勾去掉
5)设置好后,这时实际上A1:A10已经被限制只能输入1--500之前的数了。但是大家可以把事情做得更漂亮点,毕竟EXCEL自带的提示让人

很不好懂。
所以现在大家选中"出错警告","输入无效数据时显示出错警告"肯定是要打勾的。注意样式,有三个可选:停止、警告、信息,大家选

反停止吧(其它的大家可以自己试试)。"标题"输入:"出错啦!","错误信息"输入:"输入的年龄不对"。
"输入信息"的设置类似,有何作用大家一试便知。
6)好了,按下确定,这时,如果你在A1:A10的任何一个单元格中输入一个值(汉字也可,当然它会提示出错了),如果输入不满足刚才设

定的条件,就会弹出一个对话框,大家快试试吧。


2、有时,可能有很多数据要重复录入,比如某某分企业,是不是,很烦是不是,所以假设大家要在A列中输入不同的分企业,分企业包括

:深圳分企业、福州办事处、上海分企业、成都分企业。

1)事先要输入分企业的列表,在H1:H4中输入四个分企业的列表。
2)选择A列,打开菜单 数据、有效性,在设置中,充许"序列",来源中输入:"H1:H4",当然,你可以直接输入:"深圳分企业,福州办事处

,上海分企业,成都分企业",请注意逗号为半角,也就是在英文状态下的逗号。按确定就可以了.
3)现在看看A列,选中A列中的任何一个单元格,就可以看见在它的旁边有一个下拉箭头,按一下它,看到结果了吧,是不是很方便?
其实,还有很多其它的用法,大家可以研究一下。


四、分列

此功能主要是对数据进行分列,比如,Baan系统中,有时导出的文本文件用Excel打开后,数据全部是一列的。此功能就很有效
1、固定宽度分列
1)大家就用上例中的分企业来举例吧,比如大家要把H1:H4中的深圳、福州、上海、成都给分离出为,单独一列;
2)选择H列,打开菜单中的"数据"、"分列",选择"固定宽度",点下一步
3)在数据预览中,点击你要从何处分列,大家选择从"深圳"处分列,这是就出现了一个分界线,点"完成"就可以了
2、分隔符分列
1)如果是打开文本文件,可以考虑用这种方法。所以开始时就要选择"分隔符号"。
2)点下一步后,分隔的符号有"Tab键","分号","逗号","空格",如是这三个都不是你想要的,你可以选择"其它",然后在它的后面输

入你的符号,这里可以输入任何值,甚至是汉字。"Tab键","分号","逗号","空格","其它"可以同时选。
 

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